Solution parents d'élèves
Logiciel pour association de parents d'élèves (APE, APEL)
Assotools gère les adhésions par famille, les cotisations, la part reversée à votre fédération, les événements, les ventes et la communication de votre association de parents d'élèves, sur un seul outil en ligne hébergé en France. Il convient aux APE de l'enseignement public comme aux APEL de l'enseignement catholique.
- Adhésion par famille
- Passation du bureau sans perte
- Hébergement en France
Chaque septembre, tout recommence
Une association de parents d'élèves vit au rythme de l'année scolaire. En septembre, il faut relancer toutes les familles, retrouver qui a payé l'an dernier, accueillir les nouveaux parents de petite section ou de sixième. En juin, une partie du bureau s'en va avec ses enfants.
Et c'est là que tout se perd.
Le logiciel sert d'abord à ça : la mémoire de l'association reste dans l'outil, pas chez les bénévoles qui partent. Quand le bureau change, on change les accès, pas les fichiers.
Le bureau sortant
Le trésorier avait son tableur, sur son ordinateur. La secrétaire gardait les adresses mail dans sa messagerie personnelle. Le nouveau bureau repart de zéro, avec trois semaines pour organiser la réunion de rentrée.
Ce que fait Assotools pour une APE ou une APEL
Toute l'année scolaire dans un seul outil
Adhésion par famille
Une fiche par famille, avec les enfants, leurs classes et leurs établissements. Tarif famille ou de soutien, période calée sur l'année scolaire, relance des familles qui n'ont pas réadhéré, reçu envoyé dès le paiement. Les options d'adhésion
La part reversée à votre fédération
Les associations fédérées (APEL, FCPE, PEEP…) reversent une partie de chaque cotisation à leur mouvement. Paiements en ligne, chèques et espèces sont enregistrés au même endroit : le décompte est immédiat.
Kermesse, marché de Noël, ventes
Événements avec inscription en ligne, boutique pour les sapins, les chocolats ou les sweats de l'école, formulaires pour recruter les bénévoles et répartir les créneaux du stand crêpes. Le module événements
Mailing par classe
Un message à toutes les familles, un autre aux seuls parents de CM2, un rappel aux familles qui n'ont pas adhéré. Tout part de votre base, sans export vers un outil externe. Le module mailing
Site et espace adhérents
L'association, ses actions, le calendrier de l'année et les comptes rendus des conseils d'école en public. Statuts, procès-verbaux et budget dans un espace réservé aux adhérents ou au bureau.
Assemblée générale et vote en ligne
Les familles qui ne peuvent pas venir votent en ligne sur le rapport moral ou l'élection du bureau. Ce vote concerne la vie interne de l'association, pas les élections officielles des représentants de parents d'élèves.
APEL : la cotisation et l'échelon départemental
Pour une APEL d'établissement, l'adhésion à l'APEL départementale fait partie des statuts types. Le trésorier doit donc savoir, à tout moment, combien de familles ont cotisé et ce qui revient au mouvement. Les montants et les modalités de reversement dépendent de votre fédération : vérifiez-les auprès de votre échelon départemental.
Des données d'enfants, hébergées en France
Votre fichier contient des noms d'enfants, leurs classes et les coordonnées de leurs parents. Ce n'est pas un fichier à laisser circuler par mail entre les membres du bureau.
Chaque membre du bureau a ses propres accès, limités à ce dont il a besoin : le trésorier voit les paiements, un parent délégué voit sa classe. Quand quelqu'un quitte le bureau, on coupe son accès en une minute.
Deux hébergements en France
- Gandi, en Île-de-France
- Les serveurs d'all-in-web, à Vélizy (Yvelines)
Pour un réseau d'associations ou un établissement
Certaines APEL travaillent avec le logiciel de gestion de leur établissement. Nous avons déjà développé, pour un établissement client, un export vers Charlemagne, le logiciel de vie scolaire répandu dans l'enseignement privé.
Une association départementale ou un groupe scolaire qui veut équiper plusieurs associations peut aussi nous en parler : c'est le genre de besoin qu'on traite sur mesure.
Questions fréquentes
Les familles peuvent-elles payer par chèque ?
Oui. Le paiement en ligne (CB, PayPal, Paybox ou Stripe) n'empêche pas d'enregistrer les chèques et les espèces. Tous les paiements apparaissent au même endroit.
Peut-on reprendre le fichier des familles de l'an dernier ?
Oui. On importe votre tableur après avoir fait correspondre vos colonnes aux champs de l'outil, avec un import de test vérifié avec vous.
Que se passe-t-il quand le bureau change ?
Les nouveaux membres reçoivent leurs accès, les anciens perdent les leurs. Les adhérents, les paiements, les documents et l'historique des années précédentes restent dans l'outil.
Vous êtes au bureau d'une APE ou d'une APEL ?
Montrez-nous comment s'organise votre année.
Vous gérez une association d'étudiants ? Voir le logiciel pour associations étudiantes.