Solution associations étudiantes
Logiciel pour association étudiante et BDE
Assotools gère les cotisants, la billetterie des soirées et du WEI, le contrôle des billets à l'entrée, la trésorerie et la communication d'un BDE, d'un BDS, d'un BDA ou de toute association étudiante. Et quand le bureau change, en fin d'année, tout reste dans l'outil.
- Billetterie et scan des e-billets
- Passation sans perte
- Hébergement en France
Un bureau qui change tous les ans
Une association étudiante a une particularité qu'aucune autre n'a à ce point : son équipe entière est renouvelée chaque année. La passation se fait en avril ou en mai, entre deux partiels.
Avec Assotools, les comptes sont ceux de l'association, pas ceux d'une personne. À la passation, on donne des accès au nouveau bureau et on coupe ceux de l'ancien. L'historique des adhérents, des événements et des paiements est toujours là.
En septembre
Le nouveau bureau ne retrouve pas la liste des cotisants de l'an dernier. Le compte de la billetterie était au nom d'un ancien président. Le bilan financier demandé pour la subvention n'a jamais été fait.
Ce que fait Assotools pour une association étudiante
Des cotisants au soir du gala
Cotisants et tarifs adhérents
Adhésion en ligne en début d'année. Tarifs différents selon le statut (cotisant, non-cotisant, extérieur), appliqués automatiquement à l'inscription. Champs promo, filière, campus. Les options d'adhésion
Billetterie : soirées, gala, WEI
Formulaires d'inscription adaptés (taille de t-shirt, régime, contact d'urgence), paiement en ligne, e-billet par mail, scan des billets à l'entrée depuis un téléphone, questionnaire de satisfaction après l'événement. Le module événements
Trésorerie et subventions
Cotisations, billetterie et ventes d'un côté, dépenses de l'autre, au même endroit. Le bilan financier demandé pour le FSDIE se prépare à partir d'un export, sans reconstituer l'année depuis les relevés. Le module trésorerie
Communication et site
Mailing par promo, aux cotisants ou aux inscrits du WEI. Site de l'association modifiable sans compétence technique, espace réservé aux membres pour les statuts et les conventions de partenariat.
FSDIE : le bilan avant la subvention suivante
Le FSDIE (Fonds de solidarité et de développement des initiatives étudiantes) est un fonds universitaire alimenté par une part de la CVEC. Chaque établissement a son propre règlement, mais beaucoup demandent la même chose avant toute nouvelle subvention : le bilan moral et financier des projets déjà financés, factures à l'appui.
Pour les établissements : piloter la vie associative étudiante
Une école ou une université compte souvent des dizaines d'associations. Chacune a son tableur, son compte de billetterie et ses habitudes, et le service vie étudiante n'a aucune vue d'ensemble.
Nous avons déjà construit, pour une grande école, un portail qui regroupe toutes ses associations étudiantes. Chaque association y a sa page et sa gestion propre, et les étudiants se connectent avec leurs identifiants de l'école.
Ce type de projet se configure avec l'établissement. Notre méthode sur mesure
Et après le diplôme ?
Les cotisants d'aujourd'hui sont les alumni de demain. La base des étudiants peut préparer celle des diplômés.
Questions fréquentes
Comment se passe la passation du bureau dans Assotools ?
Le bureau sortant ou l'établissement donne des accès aux nouveaux membres et retire ceux des anciens. Les adhérents, les événements, les paiements et les documents des années précédentes restent dans l'outil.
Peut-on vendre des billets à des étudiants non cotisants ou extérieurs ?
Oui. Chaque événement peut avoir plusieurs tarifs, selon que la personne est cotisante, non cotisante ou extérieure à l'école.
Comment contrôle-t-on les billets à l'entrée ?
Chaque participant reçoit un e-billet par mail. À l'entrée, les organisateurs le scannent avec un téléphone grâce à notre application événementielle.
Bureau d'association ou service vie étudiante ?
Parlons de votre prochaine année.
Vous gérez une association de parents d'élèves ? Voir le logiciel pour APE et APEL.